ZAMAN NEDİR?
Zaman genellikle yeterince olmadığından şikayetçi olduğumuz bir şeydir. Zaman tasarruf etmeye çalıştığımız ve israf ettiğimiz bir şeydir. Zamanın olmayışı stres ve baskılara neden olmaktadır. Zamanın sizi veya sizin zamanı kontrol etmeniz, kararınıza bağlıdır. Zamanın nasıl
sarfedileceğini ve onun etkinlikle yönetimini tayin eden sizden başkası değildir. Ya sis işinizi kontrol edersiniz veya işiniz sizi kontrol eder. Bunların hepsi size bağlıdır. Zamanınız sizin hayatınızdır.
ZAMAN HAKKINDA BAZI GERÇEKLER
Zamanı anlamak, zaman hakkındaki bazı temel gerçekleri bilmekle başlamalıdır. Zamanın fazlasını bulamazsınız. Çünkü biz aslında mevcut olan zamanın tamamına sahip bulunmaktayız. İster onu kıllıca kullanalım veya israf edelim, bütün zamanımızın günde 24 saat ve her yılın her ayının her haftasının içinde 168 saat olduğunu bilmekteyiz. Zaman biriktirilemez veya depo edilemez, o sarf edilmelidir. Zamanın olmayışı gibi bir şey mevcut değildir. Onun geri dönüşü yoktur ve yerine başka bir şey de koyamazsınız. Zamanınızı mı israf ediyorsunuz; hayatınızı israf ediyorsunuz demektir. Zamanınıza hükmedebilirseniz hayatınıza da hükmedersiniz. Zamanınız sizin hayatınızdır.
ZAMANIN DEĞERİ
Bir kişinin zamanı iyi korumaya ve dikkatlice sarfa mecbur olduğu ana kaynaklardan biridir. Eski deyim " Vakit nakittir" hem yöneticilerin hem de astlarının zamanları için geçerlidir. Pek çok kere saatlerin, günlerin ve haftaların hemen bitiverdiğini, buna rağmen sizden beklenenleri yerine getiremediğinizi yaşamışsınızdır. Bir çok yönetici daha fazla zamanı bir yerlerden elde etmek, satın alabilmek için çok şey verebilirdi. Zaman yönetimi konusunda bir uzmanın yöneticiler arasında yaptığı bir araştırma yöneticilerin ancak yüzde birinin yeterli zamana sahip olduğuna inandığını göstermiştir.
Zamanı olmadığını söyleyen yöneticiler, yüzde elli daha fazla zamana gerek duyduklarını belirtmiştir.
Diğer bir araştırma, orta düzey bir yöneticinin bir saatte en az on dakikasını gereksiz faaliyetlere sarf ve israf ettiğini göstermiştir. Belki de bunun o kadar da kötü bir durum olmadığını söyleyebilirsiniz. Ancak, bir satte on dakika, yöneticiler için günde ortalama 9 saatlik bir mesaiyi kabul edecek olursak, günde 90 dakikalık bir kayıp demektir. Bu aynı zamanda haftada 7,5 saat, ayda tam bir hafta ve yılda da 8 haftadan daha fazla bir zamanın israf edildiği anlamına gelmektedir! Zamanınız sizin hayatınızdır.
Eğer yöneticinin birim saatlik ücreti ile bu zamanın maliyetini hesap edecek olursanız, hiç küçümsenemeyecek bir meblağa ulaşırsınız. Öyleyse hiç kuşkusuz vakit nakittir!!
ZAMANINIZI İYİ YÖNETİYOR MUSUNUZ?
Bir yönetici ya işini yürütmekte veya iş kendisini yürütmektedir. Zamanınızı etkinlikle yönetip yönetmediğinizi tayin etmeniz için kendinize aşağıdaki soruları sorunuz:
Yapacak çok işiniz varmı?
Zamanınızın çoğunu masanızda ve evrakınız arasında mı sarfetmektesiniz?
Evinize gece üzerinde çalışmak için sık sık iş götürmektemisiniz?
Yapmayı düşündüğünüz işleri tamamlayabiliyormusunuz?
İşlerinizi planda öngördüğünüz tarihte bitirebiliyormusunuz?
Arzuladığınız kitapları okumaya imkan bulabiliyormusunuz?
Elinizde sağlıklı bilgi olmaması nedeniyle hep tahmin etmek durumunda mı kalıyorsunuz?
Telefonda çok zaman harcadığınızı düşünüyormusunuz?
Toplantıların gereksiz ve zaman alıcı olduğu fikrindemisiniz?
Sık sık "geçerken uğrayan" ziyaretçileriniz varmı?
Kendiniz, aileniz, dostlarınız ve sosyal faaliyetler için yeterince zaman ayırdığınızı düşünüyormusunuz?
Bu sorulara vereceğiniz cevaplar size zamanınızı ne denli iyi bir şekilde yönettiğiniz hakkında ip uçları verecektir. Eğer cevaplarken kendinize karşı dürüst olur iseniz, zaman yönetiminde beceri ve tekniklerinizin muhtelif alanlarda geliştirilmeğe muhtaç olduğunu tespit edeceksiniz.
ZAMAN HAKKINDA EFSANELER
Zamanınızı daha iyi yönetmenin faydalı birkaç ipucuna değinmeden önce zaman ve zaman yönetimi konusunda yaygın olarak yer etmiş bazı efsanelere değinmekte yarar var. Birçok insan bu efsanelerin enazından bir kısmına inanmaktadır. Doğru olmadığını düşünsek dahi bu efsaneler bizim tavır ve davranışlarımıza yön vermektedir. Ne kadar çok çalışırsanız o kadar fazla iş yapmış olursunuz. Bu efsaneye göre sıkı çalışmanın miktarı ile elde edilen başarı arasında doğrudan bir ilişkinin var olduğu kabul edilmektedir. Ancak, başarının anahtarı önce doğru olan şeyleri yapmaktadır. Yanlış, düşük öncelikli veya gereksiz işler üzerinde çalışarak zamanı kullanmak genellikle zaman israfıdır. Haftada 50, 60 hatta 70 saat işyerinde zaman harcayıp fazlaca birşey başaramayan yönetici örnekleri pek çoktur. Etkin bir planlama için harcanan zaman, işlerin icrası sırasında önemli bir zamanın tasarrufunu sağlamaktadır. Araştırmalar göstermiştir ki, planlama için harcanan herbir saat işin icrasında 4 saat kazandırmaktadır. Doğru olan şeyleri yapmayı öğreniniz, herşeyi yapmayı değil.
Eğer birşeyin doğru olmasını istiyorsanız onu kendiniz yapmalısınız. Bunu söyleyenler diğer insanların kendileri kadar becerili olmadığını kabul etmekte veya başkalarına işin nasıl yapılacağını açıklamakla kaybedeceği zamanı tasarruf edeceğini düşünmekte veya başkasına bağımlı olmaktan kurtulmuş olacağını sanmaktadır. Bazı işleri sizin yapmanız zorunlu olmakla birlikte pekçok görevi delege edebilirsiniz. İnsanların etkinlikle yapabilecekleri işlerin miktar ve tür olarak bir sınırı vardır. Herşeyi kendiniz yapmaya kaktığınızda kendinizi gereksiz yere güçten düşürmüyormusunuz?
Her işi kendiniz yapmaya kalkarak zamanınızı doldurup gerçekten sizin yapmanız gereken yönetsel faaliyetlere ayrılan zamandan çalmıyormusunuz? Nezaman ve nasıl delege edileceğini öğrenmelisiniz.
İyi yöneticinin kapısı daima açık olmalıdır. Bu efsane birçok yöneticiniin zaman israfına neden olmaktadır. Açık kapı politikası altmışlı yıllarda popülerlik kazanmıştır. Kapalı kapının erişilmezliği, otokratik liderliği ve yalnızca yukarıdan aşağıya bir haberleşmeyi karakterize ettiğine inanılmıştır. Hernekadar günümüzde açık-kapı politikasının popülerliği devam etmekte ise de, yöneticilerin her zaman kendilerine başvurulabilir olmaları başarı için bir garanti olmamaktadır. Bu durum astların aşırı derecede bağımlı olmaları ve her rutin kararı yöneticiye götürmeleri gibi sonuçlar doğurur.
Baskı altında çalışınca performans yükselir. Bu da en tehlikeli efsanelerden biridir. Gerçekten çoğu zaman yumurta kapıya gelmeden hareket etmeyiz. Ancak yumurtanın kapıya gelmesiyle oluşan zaman baskısı stres olarak adlandırılan duruma yol açar. Stres beyniniz üzerinde ve dolayısıyla vücudunuz üzerinde bir zorlanmaya yol açmaktadır. Bir araştırma tedavi edilen bütün bedensel hastalıkların % 80"nin stres kaynaklı olduğunu ortaya koymuştur. Stres için çoğu zaman tavsiye edilen ilaç, zamanı daha iyi yönetmektir.
Benim zamanımı daha ziyade başkaları israf etmektedir. Zaman israfı konusunda en fazla sığınılan kale budur. Zaman israflarının nedenleri araştırıldığında pekçok yönetici telefona cevap vermek, davetsiz misafir gibi kendi dışındaki insanlardan söz etmektedir. Ancak bu şikayeti yapan yöneticiler zamanlarını nasıl kullanıyor diye bakıldığında aslında en büyük düşmanlarının kendileri olduğunu görürüz. Delege etmede hatalar, yangın söndürme zihniyeti, planlama ve organizasyon eksiklikleri birçok yönetici için zamanı kötü yönetmenin başlıca nedenleridir. Zamanı etkin yönetme öncelikle sizinle başlar başkaları ile değil.
NEREDEN BAŞLAMALISINIZ?
Zamanı daha etkin şekilde yönetmek için yani hayatınıza daha iyi sahip çıkabilmeniz için aşağıdaki adımları atmanız gerekecektir:
Kişisel bir zaman analizi yaparak zamanınızı nasıl sarfettiğinizi belirleyiniz.
Daha iyi ve daha çok organize olunuz.
Başarıyı arttırmak için etkin bir planlama faaliyetinin içine giriniz. Zaman israf edicileri kontrol ederek kendi zamanınıza sahip çıkınız.
Delege etmeyi öğreniniz ve delege ediniz.
Unutmayınız !
Zamanınız sizin hayatınızdır !
BURAYA KADAR OLAN KISIM ALINTIDIR.....
ZAMAN HERKES İÇİN ÖNEMLİDİR.....
GEÇTİKTEK SONRA ANLAMAK ZAMANI GERİ GETİRMEZ.....
O ZAMAN ZAMANDAN ALINITI YAPIP GELECEĞİMİZİ KURTARALIM....
ZAMAN DEĞERLİDİR....
Ahmet TÜRKAN